Der Anruf kommt, wenn niemand abnehmen kann
Der Monteur steht auf dem Dach, die Behandlung läuft, das Auto ist auf der Hebebühne. Wer nicht durchkommt, wählt die nächste Nummer — und die gehört jemand anderem.
Leistung 06 — Telefonassistent
Es geht jemand ran, auch wenn gerade niemand kann.
Ein Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn im Betrieb niemand frei ist: Er hört zu, hält das Anliegen fest, legt Termine in den Kalender und gibt Rückrufwünsche als brauchbare Notiz weiter. Er ersetzt kein Gespräch mit einem Menschen — bei Notfällen, Beschwerden und allem, was Beratung ist, stellt er durch oder geht gar nicht erst ran. Wo diese Grenze liegt, legen wir vor dem Bau fest, nicht danach.
Für wenFür Betriebe, bei denen das Telefon klingelt, während alle im Einsatz sind — Handwerk, Praxen, Kfz-Werkstätten, Kanzleien.
Ausgangslage
Woran es meistens hängt
Der Anrufbeantworter nimmt entgegen, aber nicht ab
Eine Bandansage vereinbart keinen Termin und stellt keine Rückfrage. Viele legen wieder auf, und die wenigen Nachrichten sind oft unvollständig — Name genuschelt, Nummer fehlt, Anliegen unklar.
Rückrufe kosten die Zeit zweimal
Abends zurückrufen, niemand geht ran, am nächsten Morgen noch einmal. Für einen Termin, der in zwei Minuten gestanden hätte, gehen drei Anläufe drauf.
Vorführung
Ein Anruf, angenommen, während niemand abheben kann
Der Assistent geht ran, führt das Gespräch und hinterlässt eine Notiz, mit der Sie am nächsten Morgen arbeiten können.
- 01
Es klingelt, und niemand ist frei
Nach Feierabend, während der Montage, im Gedränge um zwölf. Der Anruf wird umgeleitet, statt ins Leere zu laufen.
- 02
Der Assistent nimmt ab
Er sagt, wer er ist und dass er mitschreibt. Wer das nicht möchte, wird ohne Mitschrift weitergeleitet.
- 03
Das Gespräch wird verstanden
Anliegen, Rückrufnummer, Dringlichkeit — samt der Rückfragen, die nötig sind, um es richtig einzuordnen.
- 04
Die Notiz liegt im Betrieb
Feld für Feld statt Fließtext: wer angerufen hat, worum es ging, was vereinbart wurde.
Leistungsumfang
Was Sie bekommen
- Zuerst die Frage, wann er NICHT rangehen soll
- Notfälle, Beschwerden, Trauerfälle, alles Beratende. Wir legen fest, welche Anrufe er sofort durchstellt und zu welchen Zeiten er gar nicht erst annimmt. Ein Assistent, der weiß, wann er zu schweigen hat, ist mehr wert als einer, der jedes Gespräch versucht.
- Ansage und Einwilligung am Gesprächsanfang
- Wer mitschreibt, muss das vorher sagen: Aufzeichnung und Transkription eines Telefonats sind in Deutschland einwilligungsbedürftig. Die Ansage steht am Anfang, in einem Satz. Wer nicht einverstanden ist, wird durchgestellt oder bekommt einen Rückruf — ohne Mitschrift.
- Das Anliegen aufnehmen statt abfragen
- Der Anrufer erzählt in eigenen Worten, was er braucht. Der Assistent fragt nur nach, was danach noch fehlt: Name, Rückrufnummer, Ort, worum es geht. Kein Menü, keine Tastenwahl.
- Termine nach Ihren Regeln
- Vorlaufzeit, Dauer, welche Termine an welchen Tagen, welche Zeiten gesperrt sind. Der Termin steht in Ihrem Kalender, bevor der Anrufer aufgelegt hat, und die Bestätigung geht per SMS oder E-Mail hinterher.
- Rückrufwunsch als brauchbare Notiz
- Name, erreichbare Nummer, Anliegen in einem Satz, Dringlichkeit, Zeitpunkt des Anrufs. Das ist der Unterschied zwischen einer Notiz, mit der jemand arbeiten kann, und „bitte zurückrufen“.
- Jederzeit zu einem Menschen
- Auf Wunsch, bei Unsicherheit und bei jedem Anzeichen von Ärger stellt der Assistent durch — auf das Bürotelefon, aufs Mobil, auf die Bereitschaft. Ist niemand erreichbar, sagt er das ehrlich und nennt den Weg für den Notfall.
- Anbindung an Anlage, Kalender und CRM
- Ihre Rufnummer bleibt Ihre Rufnummer; der Assistent hängt an der Rufumleitung — bei besetzt, nach fünfmal Klingeln oder außerhalb der Geschäftszeiten. Termine und Notizen landen dort, wo Sie ohnehin hinschauen.
- Jedes Gespräch nachlesbar, mit fester Löschfrist
- Sie sehen, was gesagt wurde und was der Assistent daraus gemacht hat, und können eine Notiz korrigieren. Wie lange die Mitschriften bleiben, wird vor dem Start festgelegt und läuft danach automatisch ab.
Ablauf
So läuft es
- 01
Anrufe sortieren
Wir gehen mit Ihnen durch, welche Anrufe hereinkommen, zu welchen Zeiten und wie sie heute enden. Daraus ergibt sich, was der Assistent übernehmen kann — und was ausdrücklich nicht.
- 02
Gesprächsleitfaden & Festpreis
Ansage, Fragen, Grenzen und Eskalationswege stehen schriftlich fest, bevor gebaut wird. Danach ein verbindliches Angebot mit festem Termin.
- 03
Auf einer Testnummer sprechen
Sie und Ihr Team rufen selbst an, so oft Sie wollen. Was schief klingt, wird geändert, bevor der erste Kunde ihn hört.
- 04
Umleitung schalten & begleiten
Erst außerhalb der Geschäftszeiten oder nur bei besetzt, dann Schritt für Schritt mehr. Die ersten Wochen lesen wir die Gespräche gemeinsam nach.
Begehbare Demos
Nicht beschreiben — ansehen
Erfundene Betriebe, echte Bedienung. Klicken Sie sich durch, bevor Sie fragen, was so etwas kostet.
Die Betriebe in den Demos sind erfunden. Es sind keine Kundenreferenzen.
Preis
Was es kostet
Ein Assistent, der ans Telefon geht, wenn niemand frei ist — und durchstellt, wenn ein Mensch gebraucht wird.
Festpreis
Anbindung an Anlage und Kalender enthalten
- Anrufe sortieren: was er übernimmt und was nicht
- Gesprächsleitfaden mit Ansage und Einwilligungshinweis
- Anbindung an Telefonanlage, Kalender und CRM
- Terminvergabe nach Ihren Regeln
- Durchstellen an einen Menschen, jederzeit
- Protokoll mit vereinbarter Löschfrist
- Testbetrieb auf einer eigenen Nummer vor dem Livegang
Fragen
Was hierzu am häufigsten gefragt wird
Woher weiß ich, ob KI für mich überhaupt sinnvoll ist?
Ein guter Indikator: Gibt es eine Aufgabe, die jemand mehrmals pro Woche gleich erledigt und die auf Text oder Dokumenten beruht? Dann lohnt sich ein Blick. Gibt es die nicht, sagen wir das — ein KI-Agent, der ein Problem löst, das Sie nicht haben, kostet nur Geld.
Wie halten Sie es mit DSGVO und Tracking?
Wir verzichten auf Tracking-Dienste von Drittanbietern. Diese Website ist das Beispiel: Sie setzt keine einwilligungspflichtigen Cookies. Der Hinweis beim ersten Besuch fragt deshalb auch nicht nach Statistik oder Werbung — er hält nur Ihre eigene Entscheidung fest, und Ablehnen ist dort genauso leicht wie Zustimmen. Wenn Sie ein bestimmtes Werkzeug brauchen, das anders arbeitet, sagen wir Ihnen vorher, was das rechtlich bedeutet — statt es einfach einzubauen.
Wie lange dauert ein Projekt?
Eine Unternehmens-Website liegt typischerweise bei drei bis fünf Wochen, eine App bei sechs bis zehn Wochen plus der Freigabezeit der Stores, ein einzelner automatisierter Workflow bei ein bis zwei Wochen, ein KI-Agent bei zwei bis vier Wochen. Der größte Hebel liegt nicht bei uns, sondern bei den Zuarbeiten: Wie schnell kommen Texte, Bilder und Zugänge? Wir sagen Ihnen im Angebot genau, was wir wann von Ihnen brauchen.
Was passiert nach dem Launch?
Sie haben die Wahl. Entweder Sie übernehmen selbst — dann gehören Ihnen Code, Inhalte und alle Zugänge vollständig, ohne Abhängigkeit von uns. Oder Sie buchen die Betreuung: Updates, Monitoring, Sicherheits-Patches und Weiterentwicklung zum monatlichen Festpreis, monatlich kündbar. Kein Jahresvertrag, keine Kündigungsfrist.
Weitere Leistungen
Wenige Bausteine. Ein System.
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