Hausverwaltung

Für WEG- und Mietverwaltungen: eine Website, die Störungsmeldungen ordnet, Eigentümer versorgt und die Verwaltung aus dem Dauertelefonat holt.

Der Auslöser

Warum es meistens neu gemacht wird

Der Aufzug steht, und dreißig Parteien rufen nacheinander dieselbe Nummer an, um dieselbe Information zu bekommen, die es noch gar nicht gibt. Dazwischen fragt ein Eigentümer nach dem Protokoll der letzten Versammlung, das seit drei Wochen als Anhang in irgendeinem Postfach liegt.

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Objekt in Verwaltung geben
Kontakt und Notfallnummern

Funktionen

Was den Unterschied macht

Nicht jede Website braucht alles. Diese Punkte sind es, die in dieser Branche wirklich zählen.

Störungsmeldung mit Ort und Bauteil

Liegenschaft, Aufgang, betroffenes Bauteil, Fotos, Erreichbarkeit. Die Meldung kommt vollständig an, statt in drei Rückrufen rekonstruiert zu werden — und mehrfache Meldungen zur selben Störung werden zusammengeführt.

Notfall und Alltag getrennt

Wasser im Keller ist etwas anderes als eine defekte Klingel. Der eine Weg führt sichtbar zur Notdienstnummer, der andere ins Formular. Sonst klingelt es sonntags um elf wegen der Klingel.

Geschützter Bereich je Liegenschaft

Protokolle, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Beschlusssammlung — zugangsgeschützt und getrennt nach Gemeinschaft, damit keine Eigentümergemeinschaft in die Unterlagen der anderen sieht.

Handwerkerliste hinter dem Zugang

Welcher Betrieb welches Gewerk betreut, steht dort, wo es gebraucht wird, und nicht offen im Netz. Gewachsene Betreuungsverhältnisse sind Betriebswissen.

Eigene Strecke für neue Objekte

Verwaltungen wachsen über Beiräte, die wechseln wollen. Einheitenzahl, Baujahr, Rücklage, Kündigungstermin der bisherigen Verwaltung — strukturiert aufgenommen ist die Anfrage in einer Stunde bewertet statt in einer Woche.

Automatisierung

Was von selbst laufen kann

Aus der Meldung wird ein Vorgang mit Nummer
Der Melder bekommt eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer, die Verwaltung eine Aufgabe mit Liegenschaft und Dringlichkeit. Nachfragen laufen über die Nummer statt über „das mit dem Aufzug".
Statusmeldung bei Beauftragung
Eine Zeile genügt: beauftragt, Termin am Donnerstag. Die meisten Anrufe entstehen nicht aus Ärger über den Schaden, sondern aus Unwissen über den Stand.
Einladung und Unterlagen zur Versammlung
Tagesordnung, Anlagen und Vollmachtsformular gehen an die hinterlegten Eigentümer; wer keine E-Mail hinterlegt hat, erscheint automatisch auf der Postliste.
Angekündigte Termine am Objekt
Heizkostenablesung, Rauchwarnmelderprüfung, Trinkwasseruntersuchung: Ankündigung an die betroffene Liegenschaft, mit Zeitfenster und Ersatztermin — nicht als Zettel im Hausflur, der abgerissen wird.

Anbindungen

Systemarten, an die typischerweise angebunden wird — welches Produkt konkret, klären wir im Gespräch.

Hausverwaltungssoftware
Ticket- und Aufgabenverwaltung
Dokumentenablage je Liegenschaft
E-Mail- und SMS-Versand
Buchhaltung für Abrechnungen

Aufwand

7.000 – 14.000 €

Eine Verwaltung mit wenigen Liegenschaften und offenem Meldeformular liegt unten; der geschützte Eigentümerbereich mit Dokumenten je Gemeinschaft ist der Posten, der den Aufwand bestimmt.

Für Ihren Betrieb rechnen

Erzählen Sie, was Sie vorhaben.

Beantworten Sie ein paar Fragen zu Ihrem Vorhaben. Am Ende buchen Sie einen Termin und sehen einen Richtwert für den Aufwand — kostenlos, unverbindlich und ohne Verkaufsgespräch.

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