Übersicht

Was heute ansteht, was demnächst abläuft und was noch ohne Ablageort im System liegt.

Wiedervorlagen diese Woche

davon 6 heute

Fristablauf in 14 Tagen

3 Kündigungs-, 1 Prüffrist

Dokumente ohne Ablageort

seit dem Stapelimport vom 12.06.

1.284

Dokumente im Bestand

über 38 Objekte

Wiedervorlage heute

Freitag, 31.07. — nach Objekt und Zuständigkeit sortiert.

Wartungsvertrag Aufzug — Wilhelmshöher Allee 42
Wiedervorlage 31.07. · S. Weidner
Ordentliche Kündigung bis 30.09. möglich, Laufzeit endet 31.12.2026. Das Vergleichsangebot des zweiten Wartungsunternehmens liegt noch nicht vor.
Vertrag
Prüfbericht Trinkwasser — Goethestraße 9
Wiedervorlage 31.07. · M. Aksoy
Der Laborbefund vom 04.07. ist abgelegt, der Prüfvermerk der Objektbetreuung fehlt noch.
Prüfung
Rahmenvertrag Hausmeisterdienst
Wiedervorlage 31.07. · S. Weidner
Preisanpassung zum 01.10. angekündigt. Im Vertragstext prüfen, ob die Anpassung an einen Index gebunden ist.
Vertrag
Versicherungsschein Gebäude — Goethestraße 9
Wiedervorlage 31.07. · K. Rohde
Version 3 ist am 18.07. eingegangen, als gültiger Versionsstand ist noch Version 2 gesetzt. Richtigstellen und freigeben.
Versicherung
Aufzugsprüfung durch die ZÜS — Wilhelmshöher Allee 42
Wiedervorlage 31.07. · M. Aksoy
Prüftermin am 14.08. bestätigt. Zugang zum Maschinenraum mit dem Hausmeister abstimmen.
Termin

Bestand nach Dokumentenart

Verträge: 312
Prüfberichte und Nachweise: 268
Belege und Abrechnungen: 241
Schriftverkehr: 205
Versicherungsunterlagen: 134
Beschlüsse und Protokolle: 124

Projektrahmen

So würde Awelior dieses Projekt angehen

Hausverwaltung Steinmüller ist erfunden — die Bauweise ist es nicht. Was hier steht, ist keine geleistete Auftragsarbeit, sondern der Zuschnitt, mit dem wir ein solches Vorhaben angehen — mit derselben Tiefe, aber ohne Auftraggeber, der dafür geradestehen müsste.

Ausgangslage

Die Hausverwaltung Steinmüller betreut 38 Objekte mit Verträgen, Prüfnachweisen und Kündigungsfristen. Die Verträge liegen in Ordnern und in einem Netzlaufwerk-Ordner mit dem Namen „Verträge_neu_final“, die Fristen in einer Excel-Liste. Was übersehen wird, ist selten der Vertrag, sondern das Datum: eine automatische Verlängerung, die durchgeht, weil niemand rechtzeitig hingesehen hat.

Entscheidungen

Die Frist ist der Mittelpunkt, nicht das Dokument
Ein Dokumentensystem, das nur ablegt, ersetzt einen Ordner durch einen anderen. Deshalb ist die Wiedervorlage die tragende Struktur — die Vertragsakte hängt an ihr und nicht umgekehrt.
Objektbezug in jedem Dokument
Jeder Vertrag hängt an einem Objekt. Bei 38 Häusern ist das die einzige Ordnung, die beim Wechsel der Sachbearbeitung überlebt; eine Ablage nach Vertragsart überlebt ihn nicht.
Rechte als eigener Bildschirm
Wer welche Akte sehen darf, ist in einer Verwaltung eine fachliche Frage und keine Einstellung im Hintergrund. Sie steht deshalb als eigener Bereich neben der Ablage.

Bewusst weggelassenKeine Texterkennung und keine automatische Fristerkennung aus dem Vertragstext. Eine falsch ausgelesene Kündigungsfrist ist gefährlicher als gar keine — sie sieht aus wie eine Angabe und ist eine Vermutung.

Umfang

Bildschirme: 5
Bausteine: 18
Sprachen: 4

Fünf Bildschirme, in vier Sprachen, mit Seitenleiste, Kopfzeile und Rollenangabe. Navigation funktioniert; Tabellen, Filter, Kalender, Schrittketten, Verlauf und Formulare sind dargestellt und ohne Wirkung. Objekte, Verträge und Fristen sind erfunden.

So würde es weitergehen

Dokumente wirklich ablegen
Speicherort, Versionen, Rechte und Sicherung — und der Weg, auf dem ein eingescannter Vertrag mit dem richtigen Objekt zusammenfindet.
Erinnerungen, die ankommen
Eine Wiedervorlage muss aus dem System heraus jemanden erreichen: Postfach, Aufgabenliste, Vertretung im Urlaub.
Aufbewahrung und Löschung
Handels- und steuerrechtliche Fristen auf der einen Seite, Löschpflichten auf der anderen. Beides muss dieselbe Ablage bedienen.

Vorhaben besprechen

Beispieldaten

So eine Anwendung für Ihren Betrieb?

Fristwerk ist erfunden — der Zuschnitt aber nicht. Fachanwendungen entstehen genau so: aus den Abläufen, die es im Betrieb schon gibt.

Über eine Lösung sprechen Zurück zu den Softwarelösungen Zur Leistung „Fachanwendung“

Beispielanwendung von Awelior. Erfundener Betrieb, erfundene Daten, keine Speicherung.