Zurück zu den Softwarelösungen

Beispielseite eines frei erfundenen Betriebs — kein reales Unternehmen.

FristwerkHausverwaltung Steinmüller

Beispieldaten

Ablage, Berechtigungen und Aufbewahrung

Wo ein Dokument liegt, wer es sehen darf und wie lange es bleibt.

Vom Eingang in die Ablage

Jedes eingehende Dokument durchläuft dieselben vier Schritte.

Eingang

17 Dokumente

  • Laborbefund Trinkwasser

    Scan vom 29.07. · Goethestraße 9

    Prüfbericht

  • Nachtrag Reinigungsvertrag

    E-Mail-Eingang 28.07.

    Vertrag

  • Rechnung Aufzugswartung, 2. Quartal

    Scan vom 28.07.

    Buchungsbeleg

  • Protokoll Eigentümerversammlung

    Scan vom 27.07. · Am Ziegelhof 5

    Protokoll

Zugeordnet

9 Dokumente

  • Versicherungsschein, Version 3

    Goethestraße 9 / Versicherungen

    Versicherung

  • Wartungsnachweis Rauchwarnmelder

    mehrere Objekte / Prüfungen

    Prüfbericht

  • Schriftwechsel Mietminderung

    Untere Königsstraße 71 / Schriftverkehr

    Schriftverkehr

Prüfvermerk offen

6 Dokumente

  • Laborbefund vom 04.07.

    wartet auf Gegenzeichnung · M. Aksoy

    Prüfbericht

  • Nachtrag Hausmeisterdienst

    wartet auf Freigabe · S. Weidner

    Vertrag

  • Entwurf Kündigungsschreiben

    nicht freigegeben · M. Aksoy

    Entwurf

Abgelegt

1.252 Dokumente

  • Wartungsvertrag Aufzug, v4

    Wilhelmshöher Allee 42 / Verträge · Prüfvermerk 14.03.

    Vertrag

  • Jahresabrechnung 2025

    Am Ziegelhof 5 / Abrechnungen

    Abrechnung

Hinterlegte Aufbewahrungsregeln

Diese Fristen sind Einstellungen der Anwendung, keine Auskunft. Sie werden bei der Einrichtung eingetragen und regelmäßig mit der Steuerkanzlei abgeglichen.

UnterlagenartHinterlegte FristFristbeginnHerkunft der RegelRegel geprüftStatus
Handelsbücher, Inventare, JahresabschlüsseHinterlegte Frist10 JahreFristbeginnEnde des Jahres der letzten EintragungHerkunft der Regelhandels- und steuerrechtlichRegel geprüft14.01.2026Statusaktiv
BuchungsbelegeHinterlegte Frist8 JahreFristbeginnEnde des Jahres der EntstehungHerkunft der Regelhandels- und steuerrechtlichRegel geprüft14.01.2026Statusaktiv, Frist zuletzt angepasst
Empfangene HandelsbriefeHinterlegte Frist6 JahreFristbeginnEnde des Jahres des EmpfangsHerkunft der Regelhandels- und steuerrechtlichRegel geprüft14.01.2026Statusaktiv
Abschriften abgesandter HandelsbriefeHinterlegte Frist6 JahreFristbeginnEnde des Jahres der AbsendungHerkunft der Regelhandels- und steuerrechtlichRegel geprüft14.01.2026Statusaktiv
LohnkontenHinterlegte Frist6 JahreFristbeginnEnde des Jahres der letzten LohnzahlungHerkunft der RegelsteuerrechtlichRegel geprüft14.01.2026Statusaktiv
Verwaltungs- und WartungsverträgeHinterlegte Frist10 Jahre nach VertragsendeFristbeginnEnde des Jahres des VertragsendesHerkunft der RegelHausregelRegel geprüft03.02.2026Statusaktiv, Hausregel
Prüfaufzeichnungen AufzugsanlageHinterlegte Fristbis zur übernächsten PrüfungFristbeginnDatum der PrüfungHerkunft der RegelHausregel, strenger als gefordertRegel geprüft03.02.2026Statusaktiv, Hausregel

Läuft eine Frist ab, erzeugt der Aufbewahrungslauf eine Vorschlagsliste. Gelöscht wird nichts ohne ausdrückliche Freigabe.

Berechtigungen und offene Anträge

Rechte werden je Rolle vergeben und je Ordner verfeinert.

  • Objektbetreuung

    4 Personen · lesen, ändern, Versionsstand setzen

    Kein Zugriff auf Personalunterlagen und auf die Ordner der Geschäftsführung.

    Rolle

  • Buchhaltung

    2 Personen · lesen, Belege ablegen

    Leserecht auf Verträge, damit Rechnungen zugeordnet werden können. Kein Änderungsrecht am Vertragstext.

    Rolle

  • Hausmeisterteam

    6 Personen · nur lesen

    Sicht auf Prüfberichte und Wartungsnachweise der eigenen Objekte. Verträge und Abrechnungen sind ausgeblendet.

    Rolle

  • Antrag: Leserecht auf die Beschlusssammlung

    gestellt am 29.07. · K. Rohde

    Befristet bis 30.09. beantragt. Die Freigabe durch die Geschäftsführung steht aus.

    Antrag

  • Externer Zugang: Steuerkanzlei

    1 Zugang · nur lesen, nur Belegordner 2025

    Der Zugang läuft am 31.12. ab und muss danach ausdrücklich neu erteilt werden.

    Extern

Projektrahmen

So würde Awelior dieses Projekt angehen

Hausverwaltung Steinmüller ist erfunden — die Bauweise ist es nicht. Was hier steht, ist keine geleistete Auftragsarbeit, sondern der Zuschnitt, mit dem wir ein solches Vorhaben angehen — mit derselben Tiefe, aber ohne Auftraggeber, der dafür geradestehen müsste.

Ausgangslage

Die Hausverwaltung Steinmüller betreut 38 Objekte mit Verträgen, Prüfnachweisen und Kündigungsfristen. Die Verträge liegen in Ordnern und in einem Netzlaufwerk-Ordner mit dem Namen „Verträge_neu_final“, die Fristen in einer Excel-Liste. Was übersehen wird, ist selten der Vertrag, sondern das Datum: eine automatische Verlängerung, die durchgeht, weil niemand rechtzeitig hingesehen hat.

Entscheidungen

  • Die Frist ist der Mittelpunkt, nicht das Dokument

    Ein Dokumentensystem, das nur ablegt, ersetzt einen Ordner durch einen anderen. Deshalb ist die Wiedervorlage die tragende Struktur — die Vertragsakte hängt an ihr und nicht umgekehrt.

  • Objektbezug in jedem Dokument

    Jeder Vertrag hängt an einem Objekt. Bei 38 Häusern ist das die einzige Ordnung, die beim Wechsel der Sachbearbeitung überlebt; eine Ablage nach Vertragsart überlebt ihn nicht.

  • Rechte als eigener Bildschirm

    Wer welche Akte sehen darf, ist in einer Verwaltung eine fachliche Frage und keine Einstellung im Hintergrund. Sie steht deshalb als eigener Bereich neben der Ablage.

Bewusst weggelassenKeine Texterkennung und keine automatische Fristerkennung aus dem Vertragstext. Eine falsch ausgelesene Kündigungsfrist ist gefährlicher als gar keine — sie sieht aus wie eine Angabe und ist eine Vermutung.

Umfang

Bildschirme
5
Bausteine
18
Sprachen
4

Fünf Bildschirme, in vier Sprachen, mit Seitenleiste, Kopfzeile und Rollenangabe. Navigation funktioniert; Tabellen, Filter, Kalender, Schrittketten, Verlauf und Formulare sind dargestellt und ohne Wirkung. Objekte, Verträge und Fristen sind erfunden.

So würde es weitergehen

  • Dokumente wirklich ablegen

    Speicherort, Versionen, Rechte und Sicherung — und der Weg, auf dem ein eingescannter Vertrag mit dem richtigen Objekt zusammenfindet.

  • Erinnerungen, die ankommen

    Eine Wiedervorlage muss aus dem System heraus jemanden erreichen: Postfach, Aufgabenliste, Vertretung im Urlaub.

  • Aufbewahrung und Löschung

    Handels- und steuerrechtliche Fristen auf der einen Seite, Löschpflichten auf der anderen. Beides muss dieselbe Ablage bedienen.

Vorhaben besprechen

Beispieldaten

So eine Anwendung für Ihren Betrieb?

Fristwerk ist erfunden — der Zuschnitt aber nicht. Fachanwendungen entstehen genau so: aus den Abläufen, die es im Betrieb schon gibt.

Über eine Lösung sprechenZurück zu den SoftwarelösungenZur Leistung „Fachanwendung“

Beispielanwendung von Awelior. Erfundener Betrieb, erfundene Daten, keine Speicherung.