Vertragsakte DOK-2024-0117

Ein Dokument mit allem, was daran hängt: Versionen, Freigabelauf, Fristen und Verlauf.

Wartungsvertrag Aufzugsanlage

gültig — Kündigungsfrist läuft

DOK-2024-0117 · Objekt Wilhelmshöher Allee 42, 34119 Kassel

Vertrag

Vertragspartner: Aufzugstechnik Peschel GmbH, Baunatal
Vertragsart: Wartungsvertrag mit Störungsdienst
Vertragsbeginn: 01.01.2024
Vertragslaufzeit: 3 Jahre, Ende 31.12.2026
Verlängerung: um 12 Monate, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird

Fristen

Kündigungsfrist: 3 Monate zum Laufzeitende
Ordentliche Kündigung möglich bis: 30.09.2026
Wiedervorlage: 31.07.2026 — Regel: 60 Tage vor Fristablauf, auf den vorhergehenden Werktag
Aufbewahrung: 10 Jahre nach Vertragsende — Hausregel, siehe Ablage

Ablage und Zugriff

Ablageort: Objekte / Wilhelmshöher Allee 42 / Verträge
Versionsstand: v4 vom 12.03.2026 — gültig
Berechtigung: Objektbetreuung (lesen, ändern), Buchhaltung (lesen)
Prüfvermerk: erteilt am 14.03.2026 durch S. Weidner

Versionen

Stand	Datum	Änderung	Abgelegt von	Status
Entwurf	Datum28.07.2026	ÄnderungEntwurf eines Kündigungsschreibens	Abgelegt vonM. Aksoy	Statusnicht freigegeben
v4	Datum12.03.2026	ÄnderungNachtrag zur Wartungspauschale, Anlage 2 neu gefasst	Abgelegt vonM. Aksoy	Statusgültig
v3	Datum04.09.2025	ÄnderungStörungsdienst auf Samstag erweitert	Abgelegt vonS. Weidner	Statusabgelöst
v2	Datum17.01.2025	ÄnderungAnsprechpartner und Rufnummern aktualisiert	Abgelegt vonK. Rohde	Statusabgelöst
v1	Datum19.12.2023	ÄnderungErstfassung, beidseitig unterzeichnet	Abgelegt vonR. Steinmüller	Statusabgelöst

Ältere Versionen bleiben lesbar und werden nicht überschrieben. Gültiger Versionsstand ist v4.

Freigabelauf des gültigen Versionsstands

Hochgeladen
12.03.2026 · M. Aksoy
Fachliche Prüfung
13.03.2026 · Objektbetreuung
Prüfvermerk erteilt
14.03.2026 · S. Weidner
Als gültiger Versionsstand gesetzt
14.03.2026
Wiedervorlage vor Fristablauf
fällig heute, 31.07.
Entscheidung über die Kündigung
bis 30.09.

Verlauf

Entwurf abgelegt
28.07., 09:14
Entwurf eines Kündigungsschreibens hinterlegt und als Entwurf gekennzeichnet. Ein Entwurf wird nie zum gültigen Versionsstand.
M. Aksoy
Vergleichsangebot angefordert
14.07., 16:02
Angebot eines zweiten Wartungsunternehmens angefordert, damit zur Wiedervorlage am 31.07. eine Grundlage vorliegt.
S. Weidner
Prüfvermerk erteilt
14.03., 11:37
Version 4 geprüft, als gültig gesetzt, Version 3 abgelöst.
S. Weidner
Version 4 hochgeladen
12.03., 08:50
Nachtrag zur Wartungspauschale, unterschrieben vom Vertragspartner zurückgekommen.
M. Aksoy
Berechtigung erweitert
09.01., 10:20
Buchhaltung erhält Leserecht auf die Vertragsakte, damit Rechnungen dem Vertrag zugeordnet werden können.
R. Steinmüller

Projektrahmen

So würde Awelior dieses Projekt angehen

Hausverwaltung Steinmüller ist erfunden — die Bauweise ist es nicht. Was hier steht, ist keine geleistete Auftragsarbeit, sondern der Zuschnitt, mit dem wir ein solches Vorhaben angehen — mit derselben Tiefe, aber ohne Auftraggeber, der dafür geradestehen müsste.

Ausgangslage

Die Hausverwaltung Steinmüller betreut 38 Objekte mit Verträgen, Prüfnachweisen und Kündigungsfristen. Die Verträge liegen in Ordnern und in einem Netzlaufwerk-Ordner mit dem Namen „Verträge_neu_final“, die Fristen in einer Excel-Liste. Was übersehen wird, ist selten der Vertrag, sondern das Datum: eine automatische Verlängerung, die durchgeht, weil niemand rechtzeitig hingesehen hat.

Entscheidungen

Die Frist ist der Mittelpunkt, nicht das Dokument
Ein Dokumentensystem, das nur ablegt, ersetzt einen Ordner durch einen anderen. Deshalb ist die Wiedervorlage die tragende Struktur — die Vertragsakte hängt an ihr und nicht umgekehrt.
Objektbezug in jedem Dokument
Jeder Vertrag hängt an einem Objekt. Bei 38 Häusern ist das die einzige Ordnung, die beim Wechsel der Sachbearbeitung überlebt; eine Ablage nach Vertragsart überlebt ihn nicht.
Rechte als eigener Bildschirm
Wer welche Akte sehen darf, ist in einer Verwaltung eine fachliche Frage und keine Einstellung im Hintergrund. Sie steht deshalb als eigener Bereich neben der Ablage.

Bewusst weggelassenKeine Texterkennung und keine automatische Fristerkennung aus dem Vertragstext. Eine falsch ausgelesene Kündigungsfrist ist gefährlicher als gar keine — sie sieht aus wie eine Angabe und ist eine Vermutung.

Umfang

Bildschirme: 5
Bausteine: 18
Sprachen: 4

Fünf Bildschirme, in vier Sprachen, mit Seitenleiste, Kopfzeile und Rollenangabe. Navigation funktioniert; Tabellen, Filter, Kalender, Schrittketten, Verlauf und Formulare sind dargestellt und ohne Wirkung. Objekte, Verträge und Fristen sind erfunden.

So würde es weitergehen

Dokumente wirklich ablegen
Speicherort, Versionen, Rechte und Sicherung — und der Weg, auf dem ein eingescannter Vertrag mit dem richtigen Objekt zusammenfindet.
Erinnerungen, die ankommen
Eine Wiedervorlage muss aus dem System heraus jemanden erreichen: Postfach, Aufgabenliste, Vertretung im Urlaub.
Aufbewahrung und Löschung
Handels- und steuerrechtliche Fristen auf der einen Seite, Löschpflichten auf der anderen. Beides muss dieselbe Ablage bedienen.

Vorhaben besprechen

Beispieldaten

So eine Anwendung für Ihren Betrieb?

Fristwerk ist erfunden — der Zuschnitt aber nicht. Fachanwendungen entstehen genau so: aus den Abläufen, die es im Betrieb schon gibt.

Über eine Lösung sprechen Zurück zu den Softwarelösungen Zur Leistung „Fachanwendung“

Beispielanwendung von Awelior. Erfundener Betrieb, erfundene Daten, keine Speicherung.