Abrechnung

Ausgangslage

Halbach + Reuter arbeiten in Leistungsphasen mit vereinbartem Honorar. Die Stunden liegen in einer Excel-Datei je Mitarbeiter, die Budgets in einer zweiten, und das Rechnungsprogramm weiß von beiden nichts. Ein Projekt kann deshalb monatelang überzogen laufen, ohne dass es jemandem auffällt — bemerkt wird es, wenn abgerechnet wird und die Zahl nicht passt.

Entscheidungen

• Stunden und Budget stehen nebeneinander, nicht nacheinander

  Auf dem Projektbildschirm liegt der Verbrauch neben dem Ansatz je Leistungsphase. Das ist die einzige Darstellung, aus der sich während der Bearbeitung eine Entscheidung ableiten lässt — eine Auswertung am Monatsende ist eine Nachricht, keine Steuerung.

• Leistungsphasen als Schrittkette

  Ein Projekt ist bei einem Ingenieurbüro kein Balken mit Prozentzahl, sondern eine Folge klar benannter Phasen mit Übergaben. Die Schrittkette bildet genau das ab und erspart die Frage, was „60 Prozent fertig“ bedeuten soll.

• Zeiterfassung mit eigenem Bildschirm

  Sie ist der Bildschirm, den alle täglich benutzen — und derjenige, an dem ein solches System scheitert, wenn er umständlich ist. Deshalb steht er gleichrangig in der Seitenleiste und nicht als Unterpunkt im Projekt.

Bewusst weggelassenKeine Ressourcenplanung über alle Projekte und keine Auslastungsprognose. Eine Prognose aus Zahlen, die gerade erst sauber erfasst werden, wäre eine Behauptung — sie kommt, wenn die Daten ein Jahr getragen haben.

Umfang

Bildschirme

5

Bausteine

19

Sprachen

4

Fünf Bildschirme, in vier Sprachen, mit Seitenleiste, Kopfzeile und Rollenangabe. Navigation funktioniert; Tabellen, Tafel, Diagramme, Schrittketten, Verlauf und Formulare sind dargestellt und ohne Wirkung. Projektnummern und Beträge sind erfunden.

So würde es weitergehen

• Honorarordnung

  Anrechenbare Kosten, Honorarzonen und Umbauzuschlag müssen im Ansatz stecken, sonst rechnet das System an der Vereinbarung vorbei.

• Buchhaltung und Zahlungseingang

  Abschlagsrechnungen, Schlussrechnung und offene Posten gehören zusammengeführt, damit der Projektstand auch den Zahlungsstand kennt.

• Ablage der Projektunterlagen

  Pläne, Protokolle, Schriftverkehr — mit Versionsstand und der Frage, was nach Abschluss wie lange aufbewahrt wird.

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